上周跟友人吃饭的时候，有几位朋友因为是同一家公司，所以在吃饭的时候也常常聊一些属于他们公司的八卦与故事，我也乐得当一个好听众，听听看他们在聊什么？
「你啊！就是人太好！什么事都揽下来做才会这样。」Bob指着Alex 说道。Alex 说，「我觉得能帮就尽量帮大家的忙，老板也常常交代事情给我，只是我都不一定可以帮到他的忙。」
Bob说，「你以后不要每次老板交代你任务就说『好』，知道吗！」只见Alex 傻傻地对着Bob笑。
聚会结束之后，他们告诉我，Alex 是最资深的助理，一直升不上去。
我在回家的路上一直想着，「每次老板交代任务只会说『好』」，这样子不好吗？」先不说好不好的答案，这样太主观。我想先来谈「除了说『好』，还有更好的方法吗？」
接到任务的第一刻，先想问题再想对策
在工作中，每个人的任务都非常繁重，而公司是个团体，需要互相合作，所以许多人在请对方帮忙时，都会因为时间很短而省略一些细节，只希望赶快交代完毕，这不是故意的，而是时间不容许我们交代太久。事后等到接近结果时才发现，这不是自己要的，一切都太迟了。因此下次接到任务时，请先思考三件事。
第一，确认差距
举例来说，这条生产线每小时能制造一百件产品，听起来似乎不错，但是其他条生产线每小时都能生产三百件呢？如果你始终不知道「别人」的标准或水平，就不知道自己的工作状况有问题。
问题，就是「理想」和「现状」之间的落差。「理想」指的是原订目标、计划标准、平均标准或他人标准。
如果你不知道「理想」，就不知道问题在哪里，更遑论，有人连「现状」都不知道。
例如老板要你把一份企画案修改一下，老板心中的理想是把财务报表加进去，现状是没有财务报表无法放入年度预算中，而你对于理想与现状连问都没问，就可能忙了半天却没有达到老板的期待。
所以，下次接到任务，先问第一句话，「这件事的『理想』和『现状』差距有多少？」
第二，听懂了吗？
初进职场的时候，老板最常对我咆哮的一句话就是，「不要一直说你懂，你根本就不懂！」
快点执行当然是关键，但是如果没想明白就去做，可能更容易导致失败。我们最容易犯的一个错误就是因为太急着去执行，而没时间静下心去思考，听懂对方到底在说什么。
例如，客户今天说要A，你就立即给A方案的报价，明天客户说要B，你就立即把B端出去卖，服务都很快，但是最后没有成交。
请问你有听懂客户的弦外之音吗？你有静下心思考客户的核心问题是什么吗？你有思考客户要A、要B的目的是什么吗？你有没有冷静的判断这个案子的可行性呢？
或者客户根本不知道自己要的是什么，你有思考如何帮他厘清问题吗？也就是说，先别急着执行，先听懂对方要什么才是更重要的事。
所以，下次接到任务，
再问第二句话，「你为什么要做这件事，为什么要这样做？」
第三，哪个更重要？
举例来说，当你接到任务时，如果你手上有三件事跟对方相关，或是对方交代三件事给你，你可以先跟对方讨论，哪一件要先做？
你可以用「紧急性」和「重要性」为两轴，画出一个矩阵图来选择。
重要性：问题影响的范围和大小。
紧急性：如果不立刻处理，会产生什么影响。
试着把这三件事放进这个矩阵中一起来思考，可以让双方更有共识。所以，下次接到任务，再问第三句话，这件事与那件事哪个更重要？
如果你接到任务时，无法立即判断对方或自己手上还有哪些事，只会说「好」，接下来受害的可能是你。